KPI là một chỉ số rất quen thuộc trong kinh doanh hoặc trong Marketing. Tuy nhiên với những ai mới đi làm hoặc mới tìm hiểu về các chỉ số trong công việc, khái niệm KPI là gì chắc hẳn vẫn còn rất mơ hồ.
KPI xuất hiện ở Việt Nam không lâu, nhưng sự cởi mở về chia sẻ thông tin đã phần nào đưa khái niệm này đến gần hơn với chúng ta thông qua các trang mạng xã hội. Những meme về chạy deadline hay chạy KPI là gì đã không còn quá xa lạ với chúng ta nữa.
Để hiểu rõ hơn về KPI và cụ thể các chỉ số KPIs, hãy cùng kienthucdoisong.info đi tìm hiểu tất cả thông tin xoay quanh KPI nhé.
KPI là gì?
KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator. KPI được hiểu là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, là công cụ đo lường, đánh giá mức hiệu quả của công việc. KPI thường được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các nhóm hoặc bộ phận của một doanh nghiệp.
Các chỉ số KPI giúp doanh nghiệp theo dõi, đánh giá việc thực hiện công việc của người lao động một cách minh bạch, rõ ràng, cụ thể nhờ các số liệu cụ thể.
KPI là gì?
Dựa trên mức độ hoàn thành KPI, doanh nghiệp sẽ thực hiện các chế độ thưởng khác nhau đối với từng cá nhân người lao động.
Ngoài ra, KPI còn giúp người lao động hiểu được mức độ hoàn thành công việc, tạo động lực để họ làm việc và phấn đấu thực hiện mục tiêu nhất định.
>> Xem thêm: Gen Z là gì?
KPI có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp và người lao động?
Hiểu rõ được định nghĩa KPI là gì, bạn cũng đã nắm được vai trò của chỉ số này với doanh nghiệp. Để giúp bạn thực sự hiểu về KPI, Kiến thức đời sống sẽ chỉ ra cụ thể vai trò, ý nghĩa của chỉ số này đối với doanh nghiệp và người lao động ra sao.
Vai trò đối với doanh nghiệp của KPI là gì?
KPIs có vai trò quan trọng với doanh nghiệp. Đó không chỉ là những chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường sự hiệu quả trong chiến lược kinh doanh hoặc marketing mà còn là thước đo đánh giá năng lực của nhân viên. Cụ thể, hãy cùng điểm qua những vai trò chính của KPI trong doanh nghiệp như sau:
- Tạo môi trường học hỏi, phấn đấu dành cho nhân viên
- Xây dựng đầu việc cụ thể cho từng nhân viên dựa vào KPIs
- Đánh giá chính xác năng lực và hiệu suất làm việc của từng nhân viên
- Đánh giá chiến lược kinh doanh và hoạch định lại chiến lược nếu thực sự cần thiết
Vai trò đối với người đi làm của KPI là gì?
KPI là chỉ số mà người đi làm nhất định phải nắm được nhằm tránh bị bỡ ngỡ khi được giao việc với những KPIs nhất định. Hiểu về KPI là gì và nắm được tầm quan trọng của nó đối với mình sẽ giúp nhân viên kiểm soát được KPI và hoàn thành công việc theo các chỉ số đã được đề ra một cách dễ dàng hơn.
Vai trò đối với người đi làm của KPI là gì?
Một trong những hậu quả của việc không nắm rõ chức năng của KPI cũng như cách hoàn thành nó là việc chạy KPI, dồn deadline và cuối cùng là không hoàn thành. Đây cũng là lý do khiến nhiều doanh nghiệp/bộ phận áp dụng KPI nhưng không thực hiện được và không thành công. Dĩ nhiên lý do này dẫn đến thực trạng này thì nhiều vô kể.
Tóm lại , đối với người đi làm KPI có một số vai trò như sau:
- Giúp nhân viên hiểu được mức độ công việc mà mình cần hoàn thành là bao nhiêu
- Đo lường mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra
- Có kế hoạch làm việc rõ ràng theo từng KPI và từng mục tiêu
- Có động lực làm việc để đạt được mục tiêu đã đề ra
- Dễ dàng nhận ra khi nào tiến độ hay hiệu quả bị trật khỏi KPI và không như mục tiêu đã đề ra để điều chỉnh và cải thiện
Các loại KPI phổ biến hiện nay
Tùy vào mục tiêu và mục đích của mình mà doanh nghiệp có thể theo dõi và đề ra KPI khác nhau. Doanh nghiệp không chỉ cần hiểu rõ KPI là gì mà còn phải chọn đúng các chỉ số KPI. Việc lựa chọn đúng KPI ngay từ ban đầu sẽ là bàn đạp hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bởi vậy, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp nên có cho mình những chỉ số KPI khác nhau nhằm đáp ứng các nhiệm vụ khác nhau. Hiện nay có 05 loại KPI chính gồm:
KPI kinh doanh
KPI kinh doanh có tác dụng hỗ trợ doanh nghiệp đo lường kết quả các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi từng chỉ số kinh doanh. Từ đó điều hướng giữa các quy trình và xác định những lĩnh vực chậm tăng trưởng.
KPI tài chính
KPI tài chính được giám sát bởi lãnh đạo và bộ phận tài chính của doanh nghiệp. Những chỉ số này cho thấy doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào trên phương diện tạo ra lợi nhuận và doanh thu để biết việc kinh doanh của doanh nghiệp có đang thuận lợi hay gặp phải khó khăn.
KPI tiếp thị
KPI tiếp thị giúp đội ngũ nhân viên tiếp thị của doanh nghiệp theo dõi khả năng thành công trên các kênh tiếp thị, cho ra các số liệu để đánh giá một cách tổng quan đội ngũ tiếp thị đó hoạt động như thế nào trong việc tìm kiếm các khách hàng mới.
KPI bán hàng
KPI bán hàng là các chỉ số theo dõi khả năng đạt được mục đích và mục tiêu từ số liệu bán hàng của đội ngũ nhân viên bán hàng, giúp theo dõi kết quả cũng như mức tăng trưởng doanh thu hàng tháng. Đây là các chỉ số cực kỳ quan trọng nhằm đánh giá chất lượng của cả quy trình bán hàng, kinh doanh tổng thể.
KPI quản lý dự án
KPI quản lý dự án được nhà quản lý sử dụng để theo dõi tỷ lệ phần trăm đạt được và tiến độ của các mục tiêu đề ra. Doanh nghiệp thường sử dụng những số liệu này nhằm xác định xem dự án có thành công và đáp ứng yêu cầu hay không.
Quy trình xây dựng chỉ số KPI trong doanh nghiệp
Sau khi tìm hiểu kiến thức tổng quan về KPI là gì, bước tiếp theo là tiến hành xác định KPIs và áp dụng vào doanh nghiệp.
Kiến thức đời sống giới thiệu đến bạn một quy trình xây dựng chỉ số KPI đơn giản, hiệu quả và dễ áp dụng như sau:
Xác định ai là người xây dựng KPIs
Người chịu trách nhiệm xây dựng KPIs được xác định đầu tiên và luôn là người hiểu rõ bức tranh toàn cảnh, công việc cần thực hiện và mục tiêu đã được đề ra. Từ những mục tiêu được đề ra dưới sự chỉ đạo của quản lý cấp cao, người xây dựng KPIs cho mỗi phòng ban – thường trưởng phòng/quản lý sẽ vạch ra KPIs cho phòng ban và các vị trí trong phòng mình.
Nhân viên không trực tiếp đề ra KPIs nhưng họ cũng có quyền được thảo luận và góp ý với người đề xuất, bởi chính họ là người sẽ làm việc theo KPI đó.
Chính vì vậy, người đặt ra KPI cần tham khảo ý kiến của cấp dưới để xác định KPI phù hợp nhất có thể. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tính minh bạch của kết quả và tính khả thi của mục tiêu cuối cùng.
Xác định các chỉ số KPI bằng công cụ SMART
Xác định các chỉ số KPI bằng công cụ SMART
Để quá trình làm việc được thống nhất, tập trung và đạt được mục tiêu cuối cùng, các chỉ số KPI cần được xác định một cách đúng đắn để chọn ra những chỉ số quan trọng, liên quan và có thể thực hiện được.
Để đạt được điều đó, hãy sử dụng công cụ SMART – một công cụ phổ biến nhằm xác định mục tiêu. SMART là viết tắt của bốn chữ cái tương ứng với 5 đặc điểm mà mục tiêu nên có, cụ thể là KPI: Specific (cụ thể), Measurable (có thể đo lường được), Attainable (có thể đạt được), Relevant (thực tế, có liên quan), Time-bound (thời gian cụ thể).
Hãy cùng đi sâu vào từng yếu tố:
Specific: KPI phải cụ thể
Các thông số của chỉ số KPI cần được xác định một cách cụ thể, để dễ dàng tổng hợp, theo dõi và đánh giá.
Measurable: KPI phải đo lường được
KPI phải là các chỉ số được cân đo đong đếm và quy đổi ra các con số cụ thể. Điều này không chỉ giúp việc theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc dễ dàng hơn mà còn giúp cho việc tổng hợp và trình bày trên các công cụ, phần mềm quản lý công việc được thực hiện dễ dàng.
Attainable: KPI phải thực hiện được
Cũng giống như mục tiêu, nếu KPI xa vời thực tế và dù thế nào người thực hiện cũng không thể đạt được thì KPI đó sẽ không có giá trị.
Từ mục tiêu và tình hình hiện tại về nhân lực, trang thiết bị, thậm chí các yếu tố bên ngoài, hãy đưa ra KPIs phù hợp với thực tế.
Relevant: KPI phải liên quan đến mục tiêu đề ra
KPI được đặt ra vốn dĩ để giúp hiện thực mục tiêu đã được đặt ra trước đó. Vì thế, hãy tập chung làm những việc giúp bạn đạt được mục tiêu. Những chỉ số KPI không quan trọng hoặc không liên quan, hãy loại bỏ chúng.
Time-bound: Cần một thời gian cụ thể để hoàn thành KPI
KPI cần có một mốc thời gian cụ thể. Thời gian đó có thể được tính theo ngày, tháng, quý, thậm chí là theo năm. Tuỳ mỗi loại chỉ số KPI, thời gian thực hiện có thể sẽ khác nhau.
Áp dụng KPI để đánh giá mức độ hoàn thành
Sau khi đã xác định được các chỉ số KPIs, bước tiếp theo là phân chia nhiệm vụ/công việc và triển khai. Trong quá trình này, người xác định KPI cần theo dõi, nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ của phòng ban hoặc người chịu trách nhiệm để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ.
Đánh giá KPIs và tính toán với lương thưởng
KPIs thường liên quan đến lương thưởng và được tính toán theo một công thức nhất định. Người quản lý cần đánh giá mức độ hoàn thành KPI để từ đó xác định mức lương thưởng phù hợp dành cho nhân viên.
Điều chỉnh KPIs phù hợp với thực tế
Trong quá trình thực hiện, có thể sẽ có những thay đổi trong KPI cần được điều chỉnh sao cho phù hợp với năng lực làm việc thực tế hay mục tiêu của công ty. Tuy vậy, chỉ nên thay đổi khi đã có sự theo dõi, đánh giá khách quan trong một khoảng thời gian nhất định.
Tổng kết
Trên đây là toàn bộ thông tin cơ bản về KPI là gì mà bạn cần biết. Không chỉ là chỉ số quan trọng đối với người quản lý, KPIs còn là chỉ số mà bất cứ ai đi làm đều nên biết vì nó quyết định công việc hàng ngày và ảnh hưởng đến lương thưởng của chúng ta.
Cảm ơn bạn đã đọc đến đây và đừng quên theo dõi https://kienthucdoisong.info/blog/ để cập nhật nhiều thông tin hữu ích khác nhé.
